YÖK, üniversiteler tarafından verilen öğrenci transkript dokümanlarının (not dökümü belgesi) standart bir formda, Türkçe ve İngilizce olarak e-Devlet kapısı üzerinden dijital ortamda verilebilmesi için kıymetli bir çalışma başlattı. Çalışma kapsamında birtakım üniversitelerin transkript örnekleri incelenip üniversiteler ile istişareler yapılarak taslak bir transkript dokümanı oluşturuldu. Kelam konusu taslak doküman bütün üniversitelere gönderilerek ilgili üniversite yetkililerinin görüş ve teklifleri alındı. YÖK’e iletilen bu teklifler doğrultusunda taslakta güncellemeler yapılarak dokümana son hali verilerek bütün üniversitelere gönderildi.
Bu çalışmaların akabinde YÖK, kendi bilgi süreç sistemi ile üniversite bilgi sisteminin ahenginin sağlanarak YÖK’ün e-devlet sistemi üzerindeki alanından “e-transkript belgesi” nin verilebilmesi için gerekli bütün data girişlerinin bir ay içerisinde tamamlanması konusunda üniversitelere yazı yolladı.
– Üniversiteye gitmeden dijital ortamda kolaylıkla fiyatsız olarak alınabilecek
YÖK, e-transkript evrakı çalışmalarının Ekim ayının sonuna yanlışsız tamamlanarak Kasım ayı içerisinde öğrencilerin hizmetine sunulmasını planlıyor. Çalışma bittiğinde ülkemizdeki devlet ve vakıf bütün üniversitelerde hali hazırda öğrenci olan ve mezun olacak öğrenciler, yurt içinde ve yurt dışında istedikleri her yerden dijital ortamda çok kolay ve süratli erişim sağlayarak, e-devlet kapısı üzerinden e-transkript dokümanını fiyatsız olarak alabilecekler. Evvelki yıllarda mezun olan öğrencilerin transkript evrakları ise üniversitelerin imkanları doğrultusunda yapılacak ek çalışmalar sonucunda bir süre sonra e-devlet sistemine yüklenecek.
Hali hazırda üniversitelerde eğitim öğretim gören öğrenciler yahut üniversite mezunları transkript dokümanlarını almak için üniversitelerinin Öğrenci İşleri Daire Başkanlıklarına, Fakültelerine / Enstitülerine şahsen giderek transkript başvurusu yapmakta ve üniversitelerin altyapısına bağlı olarak belgeyi en erken bir yahut iki iş günü içerisinde fakat alabilmekteler.
– Öğrenci ve üniversitelere vakit ve maddi açıdan tasarruf sağlanacak
E-Transkript evrakı e-devlet kapısı üzerinden “Türkçe ve İngilizce” olarak çift lisanda alınabilecek. Yabancı lisanda transkripte muhtaçlık duyulması halinde çok sayıda üniversite bu hizmeti sunamadığı için öğrenci ve mezunlar, transkriptlerini çeviri ofislerinde para karşılığı çeviri ettirmektelerdi. Bu durum bilhassa vilayet dışından yahut ülke dışından müracaat yapan öğrenci ve mezunlar için vakit ve maddi kayba yol açmakta idi. YÖK tarafından sağlanacak bu hizmet sayesinde öğrenciler çeviri masraflarından kurtulacağı üzere yatay geçiş yapması halinde e-transkript evrakına çok kolay erişim sağlayabilecek. Üniversiteler de bu çalışma sayesinde kırtasiye masraflarından tasarruf ederek, işçi ve iş yükü masrafını azaltacak.
– E-transkript evrakı ile mümkün uydurma evrakların önüne geçilebilecek
E-transkript Evrakı, e-devlet kapısı üzerinden verileceği için kişi ve kurumlar açısından daha inançlı olacak. Bu sayede düzmece transkript evraklarının çıkarılması neredeyse imkansız hale gelecek. Çalışmanın tamamlanmasıyla öğrenciler internete erişim sağlayabildikleri her yerden e-devlet aralığıyla barkotlu ve kare kodlu transkript evrakı alabilecek. Dokümanın ibraz edildiği kurumlar ve şahıslar kelam konusu transkripti e-devlet üzerinden barkod numarası ile yahut YÖK Taşınabilir uygulaması ile kare kod aracılığıyla doğrulayabilecek.
Memurlar
