“İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle yahut gerçek ya da hukukî kimseler ile muhabere sağlamak maksadıyla inançlı elektronik imza kullanarak elektronik ortamda ve mecburî hallerde yahut inanılmaz durumlarda el metniyle atılan imza ile fizikî ortamda yürüttükleri süreç” olarak tanımlanan resmi yazışma, birincisi 2004 yılında çıkarılan Yönetmelik ile yazılı kurallarla “tanımlanmış” bir süreç olarak önümüze çıkmaktadır.
Resmi yazışma, birçok yöntemi içerisinde barındırmakla birlikte yazıyı birinci oluşturan hizmetliden son imzacıya kadar bir aidiyet zinciri içinde hazırlanmakta ve bu zincir içerisinde mahal alan her bir paraf ve imza sahibine yazı içeriği ile ilgili sorumluluklar yüklemektedir.
Yazışmanın bir kesimi olan paraf, yazıyı hazırlayan hizmetliden son imzacıya kadar imza sürecinde konum alan vazifeliler tarafından tatbik edilen kısa bir imza çeşitidir.
Resmi yazışmalar, son imzacı tarafından atılan imza ile muteberlik kazanmakta ve yazı içeriğine dair mevzu hakkında karar doğurmakla birlikte imza sürecinde taraf alan paraf sahipleri de yazı ile ilgili sorumluluk üstlenmektedir.
Hakikaten Mülga Devlet Işçi Başkanlığınca daima çalışanların imza salahiyetleri ile ilgili kurumlara gönderdiği 03.10.2018 tarihli ve E.6480 sayılı yazısında “… resmi yazışmalarda sorumluluk taşımak niteliğinde olan imza ve paraf yetkisinin…” şeklindebir söz kullanarak, paraf sahiplerinin de resmi yazışmalarda sorumluluğu olduğunu söz etmiştir.
İdari yargıda izah edilen mevzuda kararlara rastlamamakla birlikte, isimli yargılamalar nezdinde bulduğumuz kararlarda parafın resmi dokümanın muteberliği için bir koşul olarak belirtilmiştir.
Örneğin, Yargıtay 11. Ceza Dairesi, 2015/32001 Karar numaralı Kararında; “Devlet bürokrasisinin ürettiği bir evrak olan resmi doküman, o bürokrasinin gerektirdiği, o çeşit doküman için öngörülen biçim koşullarını taşımalıdır. Örneğin; imza, resmi evrakın varlığı için gereklidir. İmza dışında başlık, paragraf, paraf, soğuk damga, resmi mühür, tarih, sayı, tabir biçimi, husus itibariyle hitap formu, kullanılan deyimler üzere dokümanına nazaran umumiyetle aranan, konumuna nazaran evrakın muteberlik nedeni haline gelen koşullardır.” diyerek paraf’ı resmi evrakın varlığı ve muteberliği için bir koşul olarak belirtmiştir.
Bununla birlikte, Yargıtay Ceza Umumi Konseyinde görüşülen bir davada ise (2006/200 K.); “Sanık, …… olarak vazife yaptığı periyotta, yasa ve yönetmeliklere uymaz olarak hazırlanan atama tekliflerine paraf koyarak bilinçli şekilde onay vermiş, bu suretle hizmette salahiyetini berbata kullanmıştır.” biçiminde bir değerlendirmeye konum vermiş ve yapılan süreçten paraf sahibinin de sorumlu olduğunu söz etmiştir.
Anılan Umum Heyet, ticari bir dava (2015/32001 K.) ile ilgili yaptığı incelemede ise; “İmzanın ilgili evrak için farz görüldüğü hallerde elle atılmış bir imzanın varlığı, doküman niteliğinin varlığı bakımından farz bir ögedir. Örneğin hususî hukukta, hukuk metodu bakımından senetlerin paraf edilmesi kâfi olmayıp, imzalanmış bulunması gerekmekte ve imzasız doküman ikrar edilse dahi, senet olarak kabul edilmemekte, koşulları varsa sırf yazılı delil başlangıcı sayılmaktadır.“ değerlendirmesinde bulunmuştur.
Sonuç olarak bir evrakın üretilebilmesi ve resmi yazışmanın sonuçlandırılabilmesi için imzanın varlığına gereksinim duyulmakta ise de imza sürecinde konum alan paraf sahiplerin de metnin oluşturulmasına ek sağlamaları nedeni yazının/işlemin sorumluluğuna ortak oldukları tartışmasız bir gerçek olarak önümüze çıkmaktadır.
Bu nedenle hazırlanan metne paraf atan kamu hizmetlisi metnin imzası bana ilişkin değil diyerek rahat hareket etmemeli, süreçte sorumluluğu olduğu bilinciyle memuriyet hayatına devam etmelidir.
Memurlar
