Yenişafak Gazetesinden Ahmet Ünlü bugünkü yazısında kamu yöneticilerinin kurumlarda geçirdiği vakte ait açıklamalarda bulundu.
Ünlü yazısında:
Vakti sınırsız olan yöneticiler var mı?
İnsan hayatındaki en kısıtlı, tıpkı vakitte da geri döndürülemez en değerli varlığın vakit olduğunu bir Alman atasözü çok hoş anlatır: “Ahmaklar vakit kaybetmenin, akıllılar ise vakit kazanmanın uğraşı içindedir.”
Sanki insan hayatında çok bedelli olan vaktin kamu kurumlarındaki kullanımı Alman atasözüne uygun mu yoksa tam karşıtı tarafta mi kullanılıyor? Elbette Almanları sevmediğimiz için kelamları de anlamsız diye düşünerek kamu kurumlarında çok rasyonel bir vakit idaresi kullanmayız. Adeta vakti boş geçirmenin efor ve uğraşı içinde olunduğu durumların varlığından bahsetmek çok da abartı olmayacaktır. Elbette istisnaları tenzih ediyoruz.
Bu bağlamda kamu yöneticilerinin sınırsız vakti varmış üzere hareket ettiğine çokça şahit olursunuz. Keşke yalnızca kendi vakitlerinin sınırsız olduğunu düşünseler ona da razı olacağız. Sıklıkla yöneticilerin toplantı için astlarını davet ettiklerini ve uzunca bir bekleyişten sonra kendilerinin toplantıya katıldıklarını duyar, görür ve yaşarsınız. Saatlerce astlarının vaktini plansız bir halde zayi eden bir yöneticinin vakit idaresini bildiğini ve kavradığını sav edebilir miyiz? Birde uzun, anlamsız ve sonuçsuz toplantılarla geçirilen vakti görünce kamu kurumlarında vaktin sonlu ve en değerli varlık olduğunu kim tez edebilir?
Şayet vakit değerliyse niye bu kadar çarçur edilir? Bazen bir saatlik müddette bitmesi gereken bir toplantı niye saatlerce sürer ve hiçbir sonuç alınamaz? İşte cevaplanması gereken asıl sorular bunlardır.
Vakit yanlışsız yönetilmiyorsa hiçbir şey yönetilmiyor demektir
Peter Drucker; “bir işletmede vakit hakikat yönetilmiyorsa hiçbir şey yönetilmiyor demektir” diyor. Bu pencereden bakıldığında toplantı idaresindeki performans o kurumun hakikat yönetilip yönetilmediğinin de göstergesidir.
Toplantılar gergin ve hakaretlerin havada uçuştuğu bir ortamda mı yoksa hürmet ve müsamahanın hakim olduğu bir ortamda mı yapılıyor? Alınacak yanıt hiçbir izaha muhtaç duyulmadan idarenin kalitesini ortaya koyacaktır.
Yeniden toplantılarda konuşulan mevzuların ne kadarının mevzu ile alakalı olup olmadığı da toplantı idarenin ve yöneticinin kalitesini ortaya koyacaktır. Daha çok yönetici mi konuşuyor yoksa herkesin fikrini açık bir formda ortaya koymasına fırsat vererek en iyi sonuca ulaşmaya mı çalışılıyor? Bazen kendinden diğer kimseyi beğenmeyen yöneticiler, yalnızca kendileri konuşarak toplantıyı açar ve kimseyi konuşturmadan da toplantıyı kapatırlar. Konuşmaya çalışanlar da konuştuklarına pişman edilirler.
Durdurulamayan, geri getirilemeyen ve yavaşlatılamayan vaktin aktif idaresi rasyonel idarenin kıymetli bir kalite göstergesidir. Bunun içindir ki vakti faal yönetmek tıpkı vakitte kendimizi de aktif yönetmek manasına gelmektedir. Yani vakit idaresinde, insanın kendini ve işlerini nasıl yönettiği de ortaya çıkmaktadır.
Yöneticiler vakit idaresini ne kadar faal kullanıyor?
Şayet vakti yönetmezseniz vakit sizi yönetmeye başlar ve bir anda en pahalı varlığımız anlamsız aksiyon ve süreçlerle tükenir masraf. Bu çerçevede yöneticilerinin vakit israfına sebep olan hususları aşağıda sıralayacağız:
1- Plansızlık
Şayet yöneticinin günlük planı yoksa neye ve ne kadar vakit ayıracağını hesaplayamaz. Bazen en anlamsız hususlara saatlerce vakit ayrılırken bazen de en kritik mevzular vakit yetersizliğinden ayak üstü çözülmeye çalışılır. Birde plansızlığını unutarak gece yarılarına kadar çalışıyor imgesi veren yönetici tipleri vardır. Bu nedenle yöneticiler tembel öğrenci formatından çıkarak her hususa gerektiği kadar vakit ayırmayı öğrenmelidirler. Fakat, kendi vaktinin değerini bilmeyen bir yöneticinin oburlarının vaktine bedel vermesini beklemek beyhudedir.
2- Çok uzun süren ve beklenmeyen telefon görüşmeleri
Çok uzun süren ve beklenmeyen telefon görüşmeleri de yöneticilerin vaktini değirmen üzere öğütür. O denli ki en değerli vakit dilimleri rutin telefon görüşmeleriyle heba edilir masraf. Bu türlü olunca da zihinsel gayret gerektiren mevzulara kâfi vakit kalmaz. Bunun içindir ki akıllı yöneticiler en dinç oldukları vakti rutin işlere ayırmazlar.
3- Açık kapı siyaseti ya da kurum dışı bahisler
Birtakım yöneticiler için kurumlarıyla ilgi ve alakası olmayan birçok bahis, saatler süren vakit kaybına dönüşebilmektedir. Bazen bir gazete haberi ya da gibisi bir mevzu yöneticinin vaktini alıp götürür. Yeniden açık kapı siyaseti mucibince ilgili ilgisiz her mevzuya tahlil getirme çabası ya da oburlarının problemlerini çözmek için kendini görevli sayma siyaseti asıl çözülmesi gereken bahislerin ötelenmesine sebep olabilmektedir.
Kimi yönetici tipleri vardır ki kendi bahisleri ve işleri dışında her bahiste ahkam kesmeye kendilerini memur hissederler. Bu yöneticiler en ulaşılabilir yönetici tipleridir. Randevulu yahut randevusuz her daim bunlarla görüşmek ve dertleşmek mümkündür. Bunlar adeta mavi boncuk çerçileri üzeredir. Bunlar vazifeden ayrılınca geride kurumsallık namına hiçbir şey kalmadığı üzere geride büyük bir enkaz kalır ve açtıkları yollar adeta kapanmaz hale gelir. Şayet bunlardan sonra disiplinli ve prensipli bir yönetici iş başına gelmişse yeni yöneticinin makus adam olması yazgı haline gelecektir. Zira hiçbir şey mevzuata uygun yapılmadığı için tutulan her şey elde kalacaktır.
4- Randevusuz ziyaretçiler
Bazen ayıp olmasın diye kurumunuzun önünden bir çay içmek için geçerken uğradım diyen tiplere sıklıkla rastlanır. Planlı ve disiplinli çalışan yöneticiler vakitlerini çok faal kullandıkları için bunlarla randevusuz görüşmek zordur. Birebir vakitte da bunlar sevimsiz yönetici tipleridir. Geçerken ziyaret edeyim dedim de adam bizle görüşmedi, bayağı burnu büyümüş üzere kelamlar havada uçuşur.
Plansız yöneticiler için vaktin hiçbir değeri olmadığı için onlarla istenildiği vakit randevulu yahut randevusuz görüşme imkanı vardır. Bunlar adeta “gönül ne çay ister ne çayhane gönül sohbet ister çay bahane” formatında iş yaparlar. İş dediğin nedir ki yönetici dediğin açık kapı siyaseti izlemeli ve insanları hoşnut etmelidir.
5- Diğer kurum ziyaretleri
Yöneticilerin adeta kulis ve etraf edinme tutkuları için öteki kurumlara mesai saatlerindeki ziyaret tipleri da vakit israfıdır. Biz buna israf nitelemesi yaparken birçok yönetici için bu cins ziyaretler adeta velinimet üzeredir.
Bu türlü olunca da ziyaret dönüşünde biriken işler için birilerinin kurumda kendileriyle kalması gerekmektedir.
Kamu yöneticilerinin üstte sırladıklarımıza ne kadar uygun hareket edip etmediklerini elbette kendilerine sorarak muhasebe yapmaları gerekiyor. Unutulmamalıdır ki vakit çok kısıtlı ve kıymetli olduğu için birde bakılmış ki yöneticilik kuş olup gitmiş ve geride enkaz kalmış. Bize emanet edilen kurumlarda geçirdiğimiz vakti, nasıl ve hangi işlerle geçirdiğimizden hesaba çekileceğimiz unutulmadan hesaba çekilmeden evvel kendimizi hesaba çekmemizde yarar olduğunu düşünüyoruz.
Memurlar
