Devlet memurluğunda birtakım yazılı olmayan kurallar vardır ki, hepimiz onları görür, işitir, hisseder ve şahitlik ederiz fakat o denli sıradan hale gelmiştir ki garipsemeyiz. Bunlardan birisi de genel bir uygulama haline dönüşen memurun “AMİRİNİN YERİNE İMZA” atarak süreç gerçekleştirmesidir.
Bilindiği üzere, gerek evvelki yönetmelikte gerekse yenilenen “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Metot ve Temeller Hakkında Yönetmelik“te “yerine imza” uygulaması üzere bir karar düzenlenmemektedir. İmza yetkisine haiz olan kişinin yerine diğer bir kamu görevlisinin imza atabilmesi için iki seçenek bulunmaktadır. Bunlardan birincisi, ilgilinin müsaade yahut süreksiz misyonlu olarak misyonu başında olmadığı hallerde yoluna uygun olarak vekil tayin ettiği kişinin imzası, ikincisi ise ilgili mevzuatında yetkinin devredilebileceğine dair karar bulunmakla birlikte yetki bölümü yapılmış kişinin imzası olarak kıymetlendirilmektedir.
Bilhassa son yıllarda tüm kamu kurumlarının Elektronik Evrak Idare Sistemine geçişi ile birlikte “YERİNE İMZA” uygulaması azalsa da, hala bir hayalet üzere idari süreçlerde varlığını hissettirmeye devam ettiriyor. Bununla birlikte yeni teknolojiler yeni tahlilleri de (?) beraberinde gerektirmektedir. Elektronik Doküman Idare Sistemine geçişle birlikte imza yetkisini haiz yöneticiler elektronik imzalarını beraberinde çalıştıkları sekreter ya da özel kalem işçisine vererek bir kadro evrakın bu şahıslar aracılığıyla imzalanmasını sağlamaktadır.
Yerine imza atma durumu, amir konumunda ya da imza vazifesi ile yöntemine uygun olarak yetkilendirilmiş olan bireylerin mesai saatleri içerisinde yerinde olmamasına bağlı olarak hizmetin bir an önce görülmesi gereksiniminden dolayı ortaya çıkmaktadır. Buradaki süreç çoklukla icrai bir süreç olmamakta, kurum içerisinde sıradanlaşmış ve sonucunda rastgele bir tüzel sonuç doğurmayacağının herkesçe bilinmesinden kaynaklı olarak yapılmaktadır. Ek olarak, ekseriyetle “YERİNE İMZA” atma sürecini gerçekleştiren memur bazen amiriyle olan “ikili bağlantısına” bağlı olarak doğan itimada temel alarak bu sorumluluğu üstlenmektedir.
Öte yandan, imza kişinin kimliğini ve karakterini taşıdığı üzere, bulunduğu misyon açısından da değerli bir sorumluluğu tabir eder. Kişinin imzasına sahip çıkması, bulunduğu makama da sahip çıktığını, sorumluluğunu layıkıyla yerine getirdiği manasına gelir. Aksi durumların, zihinlerde iyi bir izlenime yol açmayacağı herkesin malumdur. Bu bakımdan, ister yerine olsun isterse asıl imza sahibi olsun her imzanın bir sorumluluk getirdiği unutulmamalıdır.
Sonuç olarak, kamu işçisi mümkün olduğunca bu çeşit durumlardan kaçınmalı, atılan imzadan kaynaklı bir kusur hem kendi memuriyetini hem de yerine imza attığı kişinin memuriyetini kasvete sokacağını asla aklından çıkarmamalıdır. En kıymetli ise asıl imza sahiplerinin işle ilgili durumlar hariç olmak üzere mümkün olduğunca makamında bulunmalı, imzaya gereksinim duyan şahısların işlerinin gecikmesine neden olmamalıdır.
Memurlar
