Bilindiği üzere, yeni hükümet sistemine armoniyle birlikte değişen ve gelişen teknoloji ile EBYS’lerin muhtaçlık duyduğu değişimleri göz önüne alarak, Cumhurbaşkanlığı tarafından “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Metot ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” 10 Haziran 2020 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.
Kelam konusu yönetmeliğin yürürlük hususu uyarınca yeni yazışma kuralları, 01 Temmuz 2020 tarihinden itibaren pratiğe geçecektir.
Bununla birlikte, mezkür Yönetmeliğin 36 ncı unsurunun 1 inci fıkrası mucibince Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığınca yazışmalarda pratik birliğinin sağlanması ve idari işleyişin verimli yürütülebilmesi gayesiyle “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Tarz ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Kılavuzu” ve eğitim medyaları hazırlanarak https://www.tccb.gov.tr/resmiyazisma adresinden erişime açıldı.
Resmi yazışmalarda epeyce ehemmiyet verilen “Arz/Rica Durumu” ilgili Yönetmeliğin 16 ncı hususunun 12 nci fıkrasında düzenlenmiştir. Laf konusu kararda;
“a)Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi cephesinden alt makamlara “… rica ederim.”, üst ve birebir seviyedeki makamlara “… arz ederim.” ibaresiyle bitirilir.
b)Üst, birebir seviye ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalar “… Arz ve rica ederim.” yahut “… arz/rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.
c)Muhatap kısmında 2. satırda parantez içerisinde ünite yahut yönetim ismi belirtilen yazışmalar, 1. satırda nokta alan muhatap yönetim dikkate alınarak arz yahut rica ibarelerinden münasip olanı ile bitirilir.
ç)1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı hususu mucibince bakanlıklarla yapılan yazışmalar, Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Lideri tarafından yahut ismine imzalandığında “Rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.
d)Belge, imza salahiyetini devreden makam ismine imzalandığında, yetkiyi devreden makamın hiyerarşik durumu dikkate alınarak arz yahut rica ibarelerinden mütenasip olanı ile bitirilir.
e)Muhatabı gerçek kişi olan yazışmalar “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” yahut “Bilgilerinize sunulur.” ibareleriyle bitirilebilir.” düzenlemeleri konum almıştır.
Arz/Rica durumuyla ilgili, yönetmelikte mahal alan kararlar kılavuzda ve eğitim medyalarında daha ayrıntılı olarak aşağıdaki tabloda açıklanmıştır.
GEREĞİ VE HABER SÖZLERININ TASARRUFU
Haberlerini ve gereğini rica ederim.
Hiyerarşi Istikametinden Alt Yönetim yahut Üniteyle Yapılan Yazışmalarda
Haberlerini rica ederim.
Gereğini rica ederim.
Gereğini haberlerinize arz ederim.
Hiyerarşi Cihetinden Üst ve Tıpkı Seviyedeki Yönetim yahut Üniteyle Yapılan Yazışmalarda
Haberlerini ve gereğini arz ederim.
Haberlerinize arz ederim.
Haberlerini ve gereğini arz ve rica ederim.
Hiyerarşi Cihetinden Üst, Birebir ve Alt Seviyedeki Yönetim yahut Üniteyle Yapılan Yazışmalarda
Gereğini arz ve rica ederim.
Haberlerini arz ve rica ederim.
Yukarıdaki tabloya ek olarak resmi yazışmalarda tüm memurların dikkat etmesi gereken birtakım hususlar şunlardır:
1- Doküman, imza salahiyetini devreden makam ismine “a.” İmzalandığında, yetkiyi devreden makamın hiyerarşik durumuna nazaran arz ve/veya rica ibarelerinden münasip olanıyla bitirilmelidir. Örneğin, Bakan ismine Umum Yönetici imzalı gidecek doküman hazırlarken, gidecek kurumla hiyerarşik bağ Bakan üzerinden dikkate alınarak arz/rica ibaresi belirlenmelidir.
2- Kamu kurumları, kamu niteliği olmayan hukukî kişilikler ile yaptıkları yazışmalarda “Rica ederim.” ibaresi ile bitirilmelidir.
3- Kılavuza nazaran “Haberlerinizi rica ederim.” tasarrufu resmi yazışmalardan kaldırılmıştır. Ek olarak, resmi yazışmalarda üst makamlara sunulan tekliflerde, “Takdirlerinize arz ederim.“, “Tensiplerinize arz ederim.” üzere tasarruflar kılavuzda mekan almamaktadır.
4- Kılavuzda ayrıyeten şu hususun altı münhasıran çizilmiştir. Arz ve rica ibarelerinin belirlenmesinde muhatap yönetim üst başkanının ek göstergesinin, protokolün ve hiyerarşinin esas alınması üzere yönetimlerce geliştirilen farklı farklı metotlar ve süreçler bulunduğuna dikkat çekilerek; “Arz” ve “Rica” ibarelerin tercih edilmesinde mevzuatla yahut farklı hususlarca net olarak hiyerarşi cephesinden ast-üst münasebetinin tanımlanmadığı durumlarda metnin sonunun “arz ederim” tabiri ile bitirilmesinin münasip olacağı tabir edilmiştir.
Memurlar
